Coraz więcej danych firmowych przechowywanych jest na cyfrowych nośnikach, w chmurze lub na zewnętrznych serwerach. Niestety nie gwarantuje to większego bezpieczeństwa. Ich niewłaściwe przechowywanie oraz niszczenie może prowadzić do wycieku danych. Tymczasem wciąż wielu przedsiębiorców uważa, że jest inaczej. Sprawdź, dlaczego niszczenie danych cyfrowych jest równie ważne, co niszczenie ich papierowych odpowiedników.
Spis treści
Cyfrowe nie znaczy bezpieczniejsze
Choć dane cyfrowe nie zajmują fizycznego miejsca, a ich przechowywanie wydaje się bardziej nowoczesne, to już z ich ochroną bywa różnie. Często bywa ona wręcz o wiele bardziej wymagająca. O tyle, o ile kradzież danych z dokumentów papierowych, wymaga fizycznej ingerencji, o tyle w przypadku danych cyfrowych można je przechwycić na odległość. Łatwo je zatem wykraść, skopiować, usunąć czy podmienić.
Dlatego ich odpowiednie przechowywanie to pierwszy krok, jaki firmy powinny podjąć. Nie jest on jednak prosty. Coraz więcej firm decyduje się na skorzystanie z usług zewnętrznych firm, które w sposób profesjonalny pomagają przechowywać dane cyfrowe. Taką ofertę możesz znaleźć na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-akt/. Odpowiednie przechowywanie tak jak i niszczenie danych — to bardzo wymagający proces.
Kiedy i jak niszczyć dane elektroniczne?
Dokumenty elektroniczne, podobnie jak papierowe, można zniszczyć, jeśli:
- upłynął czas archiwizacji,
- nie są niezbędne w dalszej pracy,
- przepisy nie wymagają ich wieczystego przechowywania.
Niszczenie polega na usunięciu danych z nośnika, który następnie trzeba uszkodzić. Dobrą praktyką jest tu demagnetyzacja, która uniemożliwia odzyskanie danych. Jeśli szukasz oferty dopasowanej do potrzeb Twojej firmy, koniecznie zajrzyj na https://www.rhenus-office.pl/. Znajdziesz tutaj sporo informacji na temat organizacji tego procesu przez zewnętrznych specjalistów.
Pamiętaj, że danych elektronicznych nie wystarczy usunąć z nośnika. Badania pokazują, że nawet formatowanie dysku twardego nie chroni przed ich odzyskaniem. Nie jest to łatwe, ale możliwe. Dlatego nośnik trzeba uszkodzić w taki sposób, aby całkowicie zablokować dostęp do danych, a tym samym zachować zgodność z przepisami. Niestety, samodzielnie trudno osiągnąć pożądane rezultaty, dlatego warto skorzystać z pomocy podmiotów specjalizujących się w profesjonalnym niszczeniu dokumentacji cyfrowej.
